Het ene moment ben je lekker aan het werk en vink je taak na taak af van je to-do list. En het volgende moment lijkt het alsof je een lawine aan werkzaamheden over je heen krijgt. De telefoon begint te rinkelen, er komen meerdere verzoeken via mails binnen en ineens schiet je te binnen dat je met een deadline zit voor eind van de dag. Word je hier juist productiever van of sta je op het punt van hyperventileren?
Slimmer werken voorkomt dat je gaat hyperventileren. Anders organiseren helpt je om het overzicht te houden. Deze combinatie maakt dat je productiviteit er niet onder te lijden heeft en je de controle houdt. Om de juiste combinatie voor jou te vinden, geef ik je hieronder vijf tips!
1. Overzicht met behulp van lijstjes.
Maak een lijst met taken die met regelmaat terugkomen en een lijst met ad hoc taken en taken die een deadline hebben. Maak de taken concreet. Schrijf niet; bijeenkomst organiseren maar bijvoorbeeld; locatie benaderen voor bijeenkomst of inschrijvingen controleren voor bijeenkomst. Zorg dat je deze lijsten uit je hoofd haalt en dus op papier, app of in een tool zet. Een overzicht met handige apps vind je hier.
2. Moet ik dit nu doen?
Vraag je de volgende punten af:
MOET ik dit nu doen?
Moet IK dit nu doen?
Moet ik DIT nu doen?
Moet ik dit NU doen?
Samengevat: het gaat hier dus om prioriteren en wanneer mogelijk delegeren. Wat moet eerst, wat kan wachten, wat kan iemand anders voor je doen? Neem ook altijd je takenlijst uit punt 1 mee. Staan hier taken op met deadlines die voorrang hebben?
3. Plannen
Als je weet wat wanneer af moet zijn en wat voorrang krijgt op andere taken, kun je alles gaan plannen. Pak je agenda erbij en ga starten met blokken maken. Wanneer ben jij het meest productief en is je concentratie optimaal? Benut deze uren goed en gebruik ze voor je belangrijkste taken. Je terugkerende werkzaamheden die je ondertussen met routine af werkt, plan je eromheen. Maak vaste blokken in je dag voor stoorzenders, zie punt 4. En zorg voor een goede balans in de vervelende klussen en de leuke werkzaamheden.
4. Focus
Stoorzenders zijn altijd wel aanwezig. Bijvoorbeeld in de vorm van telefoon, whatsapp, mail. Probeer deze te blokkeren wanneer je met een taak bezig bent. Focus op je uit te voeren taak. Daarom is het van belang dat je hier meerdere blokken per dag voor maakt in je agenda. Noem ze contactmomenten. Bel gemiste oproepen terug, werk je mailbox bij en lees en beantwoord sms of whatsapp berichten. Wetende dat je hier later tijd voor hebt ingepland, geeft je rust. Hierdoor heb je volledige focus voor je uit te voeren werk.
5. Pauze
Vergeet niet om met regelmaat even achter je computer vandaan te komen. Wil je productief blijven dan is een korte pauze verstandig. Haal even koffie. Loop een rondje. Neem vijf minuten afstand van je werk zodat je weer met een frisse blik verder kunt. Het voorkomt dat je vastloopt. Daarnaast is het niet alleen goed voor je productiviteit, het is bewezen gezonder. Zitten is het nieuwe roken.
Hopelijk helpen deze tips je om je niet door de dag heen te hoeven worstelen en je optimaal gebruik maakt van je energie en productiviteit. Worstel je met de uitvoering van bovenstaande tips? Of krijg je zelfs met bovenstaande tips niet het gewenste resultaat? Meld je dan aan voor de workshop – terug naar de tekentafel of neem contact met me op. Ik kan je helpen om alles slimmer en leuker georganiseerd te krijgen.
