Prioriteren kun je leren

Ken je dat gevoel? De dag is nog niet begonnen en je bent het overzicht al kwijt. Je weet nu al dat je niets concreets gedaan krijgt vandaag. Je dagen vullen zich met onpraktische vergaderingen, het beantwoorden van vragen van collega’s en klanten en de storende ad hoc werkzaamheden. En dit was gisteren ook al het geval en het zal morgen niet anders zijn. Je sluit ’s avonds je werkdag af zonder voldoening. Je weet dat je veel gedaan hebt, maar niet wat dat nu precies was. Hoe kom je uit deze vicieuze cirkel van gebrek aan prioriteit en overschot aan waan van de dag?  

Timemanagement van Eisenhower helpt je

Ja precies, Dwight D. Eisenhower, oud-president van de Verenigde Staten. Want alle staten van Amerika runnen, vraagt behoorlijk wat tijd. En om dat allemaal soepel voor elkaar te krijgen moest hij prioriteiten stellen. Eisenhower ontwikkelde een timemanagement matrix naar aanleiding van het volgende citaat;

“What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important” 

Urgente zaken zijn zelden belangrijk en belangrijke zaken zijn zelden urgent. Urgentie en belang zijn dan ook de twee pijlers waar de matrix op is gebouwd. De timemanagement matrix van Eisenhower werd wereldberoemd door het bestseller boek van Stephen Covey; De 7 eigenschappen van effectief leiderschap. Waarschijnlijk ken je de matrix dan ook als de timemanagement matrix van Covey. 

Hoe werkt de timemanagement matrix? 

Zoals je hierboven kunt zien is de timemanagement matrix verdeeld in vier kwadranten. Waarvan het eerste kwadrant ook wel het stresskwadrant genoemd wordt. Taken die hierin staan kunnen tot stress leiden. Deze taken moeten vandaag zo snel mogelijk worden afgerond. 

• Moet jij deze taak uitvoeren? 
• Ben je eindverantwoordelijk? 
• Volgen er sancties als je de taken niet uitvoert? 

Ja, dan is de taak belangrijk. 

• Is uitstel mogelijk? 
• Kan de taak naar morgen of later deze week gezet worden? 
• Moet het echt binnen enkele uren uitgevoerd zijn? 

Ja, dan is de taak dringend.

Voor het tweede kwadrant stel je jezelf opnieuw de vraag of de taak door jou uitgevoerd moet worden. Hetzelfde als kwadrant 1 dus. En het gaat er ook opnieuw om of de taak dringend is. Moet het vandaag, binnen enkele uren afgewerkt zijn? En als dan blijkt dat dat niet het geval is, plan de taak in op een andere dag. Zo kom je vandaag niet in de knel met je taken en opdrachten uit kwadrant 1. 

Het derde kwadrant bevat taken die prima door anderen gedaan kunnen worden. Maar de taak kan absoluut niet wachten tot morgen. Dringend dus. Dit kwadrant wordt vaak ervaren als de moeilijkste. Hier komt het neer op assertiviteit. Ben je in staat om nee te zeggen en je niet te laten leiden door het moeten van anderen. Durf nee te zeggen, onderbouw dit met een goede uitleg en ga op zoek naar alternatieve oplossingen. 

De vierde en laatste kwadrant van de timemanagement matrix wordt ook wel het vluchtkwadrant genoemd. In de meeste gevallen lossen de problemen zichzelf op of kunnen ze op de lange termijn ingepland worden. En vaak zijn het afleidingen en excuusklusjes die je gaat doen omdat je geen zin hebt in een belangrijke taak die moeilijk of saai is. 

Nu is het jouw beurt

Wat denk je? In hoeverre kan deze timemanagement matrix jou helpen? Kun je de matrix toepassen op jouw werkzaamheden, taken en verantwoordelijkheden? Twijfel je over de toepassing ervan of heb je vragen? Neem gerust contact met me op! Ik help je met plezier bij het slimmer en efficiënter organiseren van je werkdag.