Waar wil je met je bedrijf staan over een bepaald tijd? Wat wil je bereikt hebben en hoe wil je dat gaan bereiken? Je hebt hiervoor plannen opgesteld en wil deze natuurlijk omzetten in resultaten. De basis voor deze plannen en dus ook voor jouw onderneming zijn processen. Jouw medewerkers zijn dagelijks bezig met de uitvoer van deze processen.
Bij het uitvoeren van processen hebben je medewerkers behoefte aan structuur en duidelijkheid. Wanneer moet er wat gebeuren, hoe doe je dat en wie is daarvoor verantwoordelijk? Alle taken en stappen kunnen gedetailleerd vastgelegd worden in procesbeschrijvingen. Het biedt houvast aan je medewerkers omdat er altijd op teruggevallen kan worden.
Redenen voor procesbeschrijvingen
Er zijn genoeg redenen om processen te beschrijven. Bijvoorbeeld voor compliance, een goede procesbeschrijving is een voorwaarde voor de benodigde certificering. Maar ook voor groei en verbetering van de organisatie zijn ze nuttig. Ontdek met behulp van procesbeschrijvingen waar winst te behalen is en een efficiencyslag gemaakt kan worden.
Gelukkig hoeft het niet altijd zo doordacht of strategisch te zijn. Soms is het gewoon fijn om wat zaken ‘op papier’ te hebben, bijvoorbeeld als je collega op vakantie gaat en je zijn of haar taken moet overnemen. Of omdat je zelf wel eens behoefte hebt aan een geheugensteuntje. Een uniforme werkwijze verkleint de foutkansen, vergroot de productiviteit en dan uiteindelijk de groei van je bedrijf als geheel. Genoeg redenen dus.
Procesbeschrijvingen zijn flexibel
Procesbeschrijvingen maak je niet alleen. Betrek de betreffende medewerkers hierbij. Zij weten precies hoe de dagelijkse gang van een proces eruitziet. Belangrijk is dat de medewerkers handelingsvrijheid behouden. In de praktijk doen zich altijd situaties voor waarbij van de standaard afgeweken moet kunnen worden.
Procesbeschrijvingen zijn niet in cement gegoten en liggen niet voor eeuwig vast. Wanneer de onderneming verandert, moeten processen mee veranderen. Wanneer de systemen veranderen, moeten processen mee veranderen. Ook als blijkt dat de uitkomst van een proces niet het gewenste resultaat heeft, neem je het proces weer onder de loep en pas je het aan. Zo verbeter je ook constant de prestatie van je onderneming.
Wat, waarom, wie en wanneer?
Procesbeschrijvingen dragen bij aan een slimmere organisatie. Wil jij een efficiencyslag maken met je onderneming? Neem dan de processen eens onder de loep. Start met het bepalen van de doelstelling van de procesbeschrijving aan de hand van vier vragen:
Wat wil ik beschrijven?
Waarom?
Voor wie?
Wanneer moet diegene het lezen?
Kun je naast de tips uit dit blog en de kennis en kunde van je medewerkers wel extra hulp gebruiken bij het beschrijven van je processen? Neem dan gerust contact op. Ik kijk graag met je mee!
