Een agenda up-to-date, gestructureerd en overzichtelijk houden, vraagt om organisatietalent. Helaas is dit talent niet aan iedereen gegeven. Maar met de volgende tips voor slim agendabeheer lukt het jou ook om niet meer geleefd te worden door je agenda maar juist naar je agenda te gaan leven.
Balans
Je vult je agenda het liefst met de werkzaamheden en afspraken die je energie geven. Dat zijn meestal de leuke aspecten van je werk en privéleven! Ja ook je privé activiteiten leg je in dezelfde agenda vast. Juist omdat dit vaak de leukste en belangrijkste afspraken zijn. Vervolgens verdeel je de andere, minder leuke, to-do’s hier omheen. Zo creëer je afwisseling die zorgt voor een goede balans in je agenda en je energie.
Tijdschrijven
Overschat je jezelf regelmatig en ben je uiteindelijk langer bezig met een taak dan in je agenda gereserveerd is? Dan is het een idee om eens een aantal weken tijd te gaan schrijven. Je krijgt hiermee zicht op de exacte tijd die je met een taak bezig bent. Zo kun je in het vervolg een betere inschatting maken in de tijd die je in je agenda moet reserveren en ben je niet langer het lijdend voorwerp van je agenda.
Afspraakgegevens
Vermeld zoveel mogelijk informatie die je hebt in de agenda. Noteer niet alleen het tijdstip, de locatie en de naam van de persoon met wie de afspraak gepland is. Maar ook het telefoonnummer, de naam van het bedrijf, het adres waar de afspraak plaatsvindt, waar je kunt parkeren en wat de reden van de afspraak is. Hierdoor heb je in een seconde alle informatie bij de hand en kun je gelijk schakelen wanneer je de afspraak bijvoorbeeld wilt verplaatsen. Zo voorkom je ergernis en win je tijd.
Terugkerend
Je kent ze vast wel, de terugkerende taken zoals een maandelijks werkoverleg of je wekelijkse uurtje sportschool. Maak deze afspraken ook in je agenda terugkerend. Plan ze aan het begin van het jaar alvast voor het hele jaar in. En zet dan ook gelijk de feestdagen, verjaardagen en bedrijfssluitingen in je agenda. Je weet precies waar je aan toe bent, kunt het niet vergeten en voorkomt dat je uitstelgedrag gaat vertonen.
Vergaderingen
Plan voor een vergadering of overleg voorbereidingstijd in om de stukken te lezen en documenten door te nemen. Vervolgens plan je na afloop extra tijd in om direct eventuele actiepunten af te werken of een verslag te maken. Nu zit alles namelijk nog vers in je geheugen. En heb je te maken met een externe vergadering, vergeet dan niet om de reistijd in je agenda te zetten.
Mailbox
Maak dagelijks tijd vrij in je agenda om je e-mails te lezen en te beantwoorden. Lees je mails bij voorkeur twee keer per dag, en niet telkens als er een in je inbox valt. Schakel ook het geluid en het pop-up-bericht uit wat je ontvangt bij binnenkomende mails. Zo kom je niet in de verleiding om de hele dag door toch met je e-mails bezig te zijn en werk je uiteindelijk veel meer taken af.
Einde werkdag
Plan op het eind van elke werkdag een moment in om je werk voor de volgende dag door te nemen. Wat heb je vandaag niet afgekregen en wat staat er voor morgen op de planning? Zijn er werkzaamheden met een deadline die voorrang moeten krijgen? Begin de volgende dag met de taak die de hoogste prioriteit heeft. Verzamel alle documenten en nodige informatie voor het afwerken van die taak en leg alles klaar op je bureau. Zo kun je morgen gelijk aan de slag en verlies je geen kostbare tijd.
Er zijn tegenwoordig zoveel tools en programma’s voor takenlijsten, memo’s en projectmanagement dat de waarde van een agenda wordt vergeten. Maak je agenda de basis van je workflow en het epicentrum van je dag! Consequent agendabeheer heeft een positieve impact op jou en je onderneming. Meld je nu aan voor de workshop – terug naar de tekentafel waarin je meer praktische tips en adviezen krijgt om jouw onderneming slim en efficiënt te organiseren.
